В днешно време фотографите трябва да носят много шапки. Не само, че трябва да снимате и редактирате изображенията си, но също така трябва да прекарвате време в социалните медии, да предлагате на клиентите си и да сте в крак с всички ежедневни административни задачи за управление на бизнес. Достатъчно е да накарате главата дори на най-организирания човек. На всичкото отгоре управлението на времето може да бъде нещо, с което творческите хора често се борят.
Като креативен човек, който се гордееше с производителността си, докато не започнах собствен бизнес, ми бяха необходими много опити и грешки, за да разбера как да извлека максимума от деня си без много стрес и претоварване.
Ако ви е писнало да се чувствате заети, но не продуктивни, ето няколко полезни съвета.
Изберете три приоритета за вашия ден
Повечето хора нямат добро усещане за това колко време ще им отнеме дадена задача. Те претоварват календара си със задължения и след това се чувстват неадекватни или разочаровани, когато не ги проверят всички в края на деня.
Разбира се, този съвет ще зависи от това, което трябва да направите. Може да имате ден за снимане или да трябва да прекарате целия ден в редактиране и следователно ще се съсредоточите върху една задача. Вероятно обаче ще имате и няколко малки неща, които трябва да завършите за един ден, като изпращане на фактура и връщане на няколко имейла или телефонни обаждания.
Въпросът е, че трябва да се фокусирате върху три приоритета на ден и да се справяте с тях по важност.
Този съвет е известен още като Правилото на три от книгата Получаване на резултати по пъргав начин и има за цел да ви попречи да бягате от задача към задача без ясно определен резултат.
В Правилото на три определяте три задачи, които трябва да се изпълняват на ден, три задачи за вашата седмица, а също така три задачи за вашия месец и вашата година.
Започнете всеки ден, като дефинирате трите неща, върху които ще се съсредоточите, и не забравяйте да проверите със себе си дали да останете на път. Обърнете внимание колко време ви отнема и забележете всякакви модели, които се появяват при работа по определени задачи. Това ще ви даде повече информация за прецизиране на вашите стратегии за управление на времето.
Проследявайте времето си
Когато започнете да изпробвате различни техники за управление на времето, не забравяйте да проследите времето си.
За първата година и половина от управлението на моя фотографски бизнес записах всичко, което направих на ден в малка тетрадка, както и колко време ми отне.
Ако това ви звучи като изключително отнемащо време и анално нещо, всъщност не е така. Наистина отнема секунда, за да проверите часовника си и да направите бележка, състояща се от две или три думи, описващи вашата задача.
Още по-добре можете да използвате приложение за проследяване на времето като Hours Tracker.
Информацията, която получавате от проследяването на вашето време, е златна.
Ако установите, че отделяте много време за определени задачи, които не са напълно необходими, можете да предприемете стъпки за намаляване на времето, което отделяте за тях, или да ги изрежете напълно.
Например, ако мислите, че прекарвате само половин час на ден в сърфиране в мрежата, може да откриете, че непрекъснато слизате в заешката дупка и че е близо до два часа.
Използвайте онлайн календар, за да планирате часови блокове
Един от най-ефективните начини да увеличите производителността си е да работите във времеви блокове и да ги планирате в онлайн календар като Google.
Организирането на вашия график, вместо да изготвяте списък със задачи, помага да приложите дисциплина и ред към вашите задачи.
Посвещавате конкретни времеви прозорци на задачите си, като по този начин ги правите приоритет и единственият фокус през това време. Помага за свеждане до минимум на разсейването и умствената тежест при смяната на задачите.
Използвайте онлайн календар, за да планирате задачите си като необратими събития. Ако сте правили нещата по аналогов начин - изписване на списъци със задачи или водене на дневник на хартия - може би ще намерите много по-ефективно използването на онлайн календар.
Онлайн календар може да ви помогне да планирате срещи и да изпращате известия до поканените. Можете да създавате повтарящи се събития във вашия онлайн календар, да настройвате напомняния и да имате достъп до календара от множество устройства.
Уверете се, че сте планирали пробиви в календара си. Наистина е лоша идея да седите пред екрана на компютъра си цял ден, без да ставате редовно, за да се разтегнете, да ядете подходящо ястие или просто да отделите няколко минути за R&R.
Използвайте CRM система
Има толкова много приложения и инструменти за производителност, които помагат на хората да управляват по-добре времето, проектите и живота си. Може би дори вече използвате някои от тях.
Ако обаче вече не използвате система за управление на връзките с клиенти (CRM), може да пропуснете огромно полезен инструмент, който може да намали необходимостта от няколко приложения за няколко различни приложения.
CRM системата е инструмент за управление на клиенти и изграждане на взаимоотношения, който ще ви помогне да следите вашите клиенти и проекти. Можете да правите неща като да записвате датите, на които последно сте комуникирали с клиент, и да зададете напомняне за последващи действия.
Въпреки това, повечето CRM предлагат много повече, включително счетоводни инструменти и възможности за писане на договори.
Използвам и препоръчвам Dubsado, която е CRM система за рекламни послания. Можете да създадете маркови договори, които можете да изпратите за електронен подпис, да изпратите имейл директно от потребителския интерфейс и да следите всичките си перспективи и клиенти във визуално приятна и лесна за навигация система. Той дори се интегрира с вашия календар в Google.
Ако използвате софтуер за подписване на договори като Hello Sign или Adobe, можете да получите същата функция в Dubsado с всички останали предимства за подобна цена.
Други опции са Nutshell и Insightly.
Nix Multi-Tasking
Изследването е в: многозадачността е много надценена.
Многофункционалността обикновено се разглежда положително, но последните изследвания показват, че това е в ущърб на вашата производителност и качество на работата.
Висококачествената работа зависи от това колко време отделяте за дадена задача и интензивността на вашия фокус. Ако можете да увеличите фокуса си, можете да свършите повече неща за по-малко време.
Работата по няколко задачи едновременно претоварва мозъка. Когато работите върху няколко неща едновременно, превключвате умствените функции, което в крайна сметка е контрапродуктивно.
Според Глория Марк, изследовател и автор на Многозадачност в дигиталната ера, средният работник на знания превключва задачите на всеки три минути. Веднъж разсеян, може да отнеме близо половин час, за да възобновите първоначалната задача. Това са 30 загубени минути, защото сте проверили имейла си и сте отговорили на съобщение.
Нищо чудно, че средният работник работи в продължение на три часа от обичайния осемчасов работен ден - дори и да не гледа постоянно в Instagram или Facebook.
Приберете устройствата си
Така че, както виждате, един от най-големите начини да съсипете производителността си е непрекъснато да проверявате имейлите и социалните си медии през целия ден. Тези секунди или минути могат да доведат до огромно количество загубено време и да провалят фокуса ви върху задачите.
Приберете телефона си, затворете прозореца на браузъра с отворената си пощенска кутия и се концентрирайте върху задачата, която е пред вас.
Решете няколко пъти на ден кога ще проверявате и отговаряте на имейли и публикации в Instagram и ще се придържате към него.
Когато комбинирах това с блокиране на времето си, бях изумен от резултата. Буквално постигнах три пъти повече на ден отколкото когато просто плавах от задача на задача, отговаряйки на всеки текст и имейл, както го получих.
Опитайте метода Pomodoro
Техниката Pomodoro е изключително популярен инструмент за управление на времето, създаден, за да ви държи възможно най-продуктивни.
При този метод на управление на времето вие избирате задача, която искате да свършите, и задавате таймер за 25 минути, за да работите фокусирано и без прекъсване.
Можете да правите това за 25 минути, нали?
Когато таймерът звъни, направете кратка почивка, която не е свързана с работа, като разтягане или лека закуска.
След като сте направили четири „помодороса“, можете да направите по-дълга почивка, например 20 или 30 минути. Мозъкът ви ще отдели това време, за да усвои нова информация.
Отделете един ден за поръчки и администратор
Това е поредният хак на производителността, който прави чудеса за някои хора. Отделете един ден в седмицата, в който ще присъствате на всички ваши лични поръчки или бизнес администратор или комбинация от двете.
Може да има неща, които правите седмично, като приготвяне на храна или пране, които всички могат да бъдат преместени в един ден, което ви позволява да се съсредоточите върху бизнес задачи през останалата част от седмицата.
Може да искате да отделите един ден от седмицата, когато планирате всичките си срещи или медицински срещи. Като алтернатива можете да направите целия си администратор, като фактуриране, счетоводство или дори планиране на социалните медии.
Да обобщим
Има много техники и инструменти за управление на времето, които могат да ви помогнат да повишите производителността си и да намалите стреса и прегарянето.
Не всички от тях ще работят за вас, но това са някои от най-популярните, които може да искате да опитате.
Независимо дали сте фотограф-любител или професионалист, шансовете са, че имате много неща всеки ден.
Намирането на начини да бъдете по-ефективни може в крайна сметка да добави часове към деня ви и дори да ви помогне да спите по-добре.